Odnowienie podpisu kwalifikowanego – wszystko, co musisz o tym wiedzieć

2021-08-31

Ułatwia dopełnienie formalności oraz komunikację i wymianę informacji, a przy tym jest bezpieczny. Wyjaśniamy, czym jest podpis kwalifikowany. Pamiętaj, że nie jest on dawany raz na zawsze, lecz ma konkretny termin ważności. Niebawem wygasa Twój podpis kwalifikowany? Nie czekaj i odnów go!

Podpis kwalifikowany – bezpieczne sygnowanie dokumentów

Podpis kwalifikowany pozwala podpisywać dokumenty cyfrowe bez konieczności drukowania ich, poświadczania ręcznego długopisem oraz skanowania. Przy tym jest on równoważny z własnoręcznym podpisem (w przeciwieństwie na przykład do Profilu Zaufanego), co oznacza, że jest dozwolony również w przypadku oświadczeń wymagających formy pisemnej.

Jest jednak mały haczyk — podpis kwalifikowany będzie ważny tylko wówczas, gdy zostanie poświadczony kwalifikowanym certyfikatem elektronicznym umożliwiającym zweryfikowanie osoby się podpisującej. Owy certyfikat mogą wydać jedynie kwalifikowani dostawcy na wybrany okres — rok, dwa lata (najczęściej) bądź trzy lata. Dodatkowo wymagane jest urządzenie zabezpieczone PIN-em, za pomocą którego podpis będzie składany. Oba — certyfikat oraz urządzenie — muszą być zgodne z unijnym rozporządzeniem eIDAS.

Co można podpisać kwalifikowanym podpisem?

Co do zasady kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na poświadczenie właściwie każdego dokumentu, który umożliwia dołączenie do niego cyfrowego załącznika z tymże podpisem. Mowa nie tylko o pismach urzędowych, ale również o różnych umowach zawieranych na odległość i działaniach komercyjnych. Umożliwia ponadto wzięcie udziału w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

Wracając do dokumentów, podpisem kwalifikowanym można sygnować między innymi:

  • korespondencję z urzędami, np. skarbowymi czy ZUS,
  • umowy cywilnoprawne,
  • dokumentację firmową,
  • dokumentację medyczną,
  • faktury i oferty handlowe,
  • aukcje elektroniczne i przetargi (rejestrację, zgody, identyfikacja wykonawców),
  • sprawozdania finansowe wysyłane do KRS,
  • deklaracje w systemie Płatnik,
  • dokumenty JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia),
  • korespondencję sądową,
  • zdjęcia.

Kto korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Podpis kwalifikowany jest niezbędny do wykonywania czynności administracyjnych w placówkach edukacyjnych. Dyrektorzy szkół każdego stopnia oraz przedszkoli — zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej — mają obowiązek archiwizacji dzienników elektronicznych. Podpis kwalifikowany służy do prawidłowego podpisywania dziennika elektronicznego oraz dopełniania wielu czynności administracyjnych w ciągu roku szkolnego.

Ponadto podpis kwalifikowany sprawdza się także wśród pracowników administracji publicznej, służb mundurowych, biegłych rewidentów, notariuszy, komorników oraz adwokatów i radców prawnych. To także wygodne rozwiązanie dla księgowych, geodetów, tłumaczy przysięgłych czy osób działających w ramach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Właściwie każdy, kto potrzebuje podpisu kwalifikowanego, może go uzyskać.

Odnowienie podpisu kwalifikowanego — zrób to zanim upłynie termin

Jak już wspomnieliśmy, podpis kwalifikowany ma ściśle określony z góry termin ważności. Warto to nadzorować i sprawdzić, by nie doszło do sytuacji, że w danej chwili nie będzie możliwe poświadczenie jakiegoś ważnego dokumentu.

W firmie LogOpt współpracujemy w tym zakresie w certyfikowanym dostawcą EuroCert, który znajduje się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji, potwierdzającej bezpieczeństwo jego działań. Oferuje on podpis kwalifikowany składany w dwóch formatach — dedykowany do plików PDF PAdES oraz przeznaczony do wszystkich pozostałych XAdES.

Odnowienie podpisu kwalifikowanego może odbywać się zdalnie bądź w siedzibie klienta lub wybranym miejscu, gdzie kompleksowo zajmiemy się przedłużeniem terminu ważności. Co ważne, odnowienie jest możliwe tylko wówczas, gdy certyfikat jest jeszcze ważny, przy czym nie jest istotne, czy podpis kwalifikowany był wydany przez EuroCert, czy innego dostawcę.

Jedno jest pewne, podpis kwalifikowany bardzo się opłaca. To oszczędność czasu, bez niepotrzebnej papierologii, drukowania i wysyłki, co też jest nie bez znaczenia dla środowiska naturalnego. Mniej papieru równa się mniej zużytych drzew i mniej zużytej wody. Umożliwia również niemal natychmiastowe podpisywanie się, przyspieszając tym samym komunikację i obieg dokumentów. Kluczowe jest też to, że podpis kwalifikowany gwarantuje odbiorcy autentyczność i weryfikację tożsamości osoby poświadczającej dokumenty swoim imieniem i nazwiskiem. Nie ma mowy o fałszerstwie czy kradzieży danych.

Nie masz jeszcze podpisu kwalifikowanego? Nie czekaj i zgłoś się do nas. Zapewniamy kompleksową obsługę, bezpieczeństwo i pomoc na każdym etapie.

next